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Cuáles son las etapas para implementar un CRM

crm |
15 may, 2020 - 3 min

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Como ya sabes, un CRM es una muy buena opción para incrementar la productividad de tu empresa. Desde luego, para conseguir los mejores resultados debes tener presente los siguiente pasos. 

Seguramente llegaste hasta aquí porque decidiste que un CRM es lo que necesita tu empresa, y probablemente es una elección oportuna y muy conveniente, tal como pudiste verlo en el blog que te enseñamos todas las ventajas.

Lo primero que debes tener claro antes de implementar tu CRM, es que este será exitoso solo si tus colaboradores están informados respecto a cómo podría beneficiarlos. Esta inducción y motivación, deben ser transmitidas desde la alta gerencia para generar confianza. Así, tendrás la certeza de que efectivamente usarán el software y podrás ver los resultados. 

Es importante hacer parte del proceso de implementación a toda tu empresa, ya que todos sus miembros utilizarán esta herramienta diariamente,  tanto para generar negocios como para mejorar el rendimiento. Dicho esto, acá te dejamos diferentes pasos que te ayudarán a tener una implementación exitosa:

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Fases para implementar tu CRM

1. Selecciona el proveedor 

Para elegir qué CRM se adapta a tu empresa, es esencial tener una comprensión completa de tus objetivos y necesidades comerciales. Puedes ayudarte preguntándole a los miembros de tu equipo cuáles son sus mayores complicaciones.

Con estas respuestas en mano, estarás en condiciones de comenzar a investigar las múltiples opciones de software, desde los gratuitos a los pagados. Es importante que no pases por alto los que son gratuitos, porque existen algunos que pueden adaptarse perfectamente a tus necesidades, como el de Hubspot. 

También, prioriza el que te entregue datos medibles, para más adelante poder verificar su eficiencia en tu empresa.

2. Crea un plan de implementación

Cuando implementes tu CRM, lo ideal será poder empezar a producir de inmediato, por eso es necesario crear un plan. Primero, asegúrate de que tienes suficiente respaldos de datos, desde copias impresas hasta digitales, ya que la data es la materia prima de un CRM, por tanto sin ella, esta herramienta no podría funcionar. Por eso, ordena y segmenta la base de datos, así además no correrás el riesgo de perder información importante durante la implementación. 

En segundo lugar, agenda capacitaciones para que  tus colaboradores aprendan a usar el CRM. Tal como dijimos, esta herramienta no te dará los resultados esperados hasta que todo el personal conozca cómo usarlo. Así, también evitarás complicaciones futuras.

3. Define una estrategia de CRM  

Tu equipo debe comprender que el implementar un CRM es un gran paso, ya que complementará el plan empresarial en muchos aspectos. Por eso, te recomendamos establecer cómo cambiarán los procesos de trabajo de tu personal, cómo medirán los objetivos y muchas otras decisiones que impliquen a la nueva herramienta. De esta forma, a la hora de ponerla en marcha, los cambios no serán una sorpresa, porque uno de los principales problemas al implementar esta herramienta es la resistencia al cambio.

Te recomendamos transmitirle al equipo principalmente los diversos beneficios que les puede traer el CRM en su labor diaria, como por ejemplo la disminución de tiempo en seguimiento de prospectos, información de clientes actualizada en tiempo real, clasificación de clientes según interés, entre otras.

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4. Recibe el feedback de tu equipo

Es importante medir qué les parece el CRM a tus colaboradores, ya que a fin de cuentas, serán ellos quiénes lo utilizarán. Así, también conocerás si has escogido el adecuado para sus necesidades, aunque de haber quejas, también puedes transmitirlas a tu proveedor y encontrar soluciones en conjunto.

5. Encuentra al gerente de proyecto indicado

Para ayudar en el paso anterior, quizás sea necesario nombrar a un encargado de ejecutar el proyecto (gerente de proyecto), que organice la implementación, inspire entusiasmo al equipo y verifique que  todo vaya de acuerdo a los objetivos. 

6. Mide y analiza 

Luego de implementar tu CRM, es importante medir los resultados de tu nueva herramienta, por eso es importante que te entregue datos medibles. De este modo, descubrirás si cumple con tus expectativas y las de tu equipo.

 Cuando analices la actividad, deberías poder comprender la relación en tiempo real que tiene tu empresa con tus clientes actuales y posibles. Así, conocerás los ajustes que debes realizar, e incluso cómo maximizar la eficiencia dentro de su negocio. 

Finalmente estarás listo para lanzar tu CRM  de acuerdo a los nuevos lineamientos. Sin embargo, encárgate de medir sus resultados periódicamente no solo en el sistema, sino también con tu equipo. De esta forma, te asegurarás que esta herramienta siempre sea un aliado para tu negocio.

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Conclusión

Como pudimos ver, implementar un CRM no es trabajo fácil, pero vale la pena para conseguir la eficiencia que queremos. Además, mientras más preparemos la puesta en marcha, mejores serán los resultados y menores las sorpresas durante la ejecución. 

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